5 conseils pour s’organiser efficacement en freelance ✅😎
Hello ! 👋
J’espère que tu vas bien.
Aujourd’hui, je te fais le débrief’ de notre Feu de Camp #25 qui a eu lieu au début du mois dans la commu’. Comme tu l’auras deviné grâce à l’objet de cet article, le thème était “l’Organisation”.
Je place des guillemets autour car on a discuté aussi bien d’organisation à l’échelle micro avec des petits trucs et outils pour gérer notre planning qu’au niveau macro avec la façon de se fixer des objectifs, de rester focus, d’éviter la procrastination, etc…
On a pu constater que s’organiser pour travailler efficacement était non seulement important pour sa santé mentale mais aussi loin d’être inné.
J’ai d’ailleurs demandé à chaque participant de se noter sur 10 et le résultat général n’était pas franchement foufou. 😅
C’est probablement ton cas aussi et de toute manière un rappel ne fait jamais de mal donc voici le fruit de nos partages !
1. Le Time Blocking 🕙
On commence sans doute par la chose la plus importante pour gagner du temps dans sa journée : le time blocking.
Le principe est simple, regrouper les projets et tâches similaires par blocs bien distincts pour ne pas se disperser et revenir 15 fois sur la même chose.
Notre cerveau n’est pas fait pour changer constamment de contexte. Il a besoin à chaque fois d’un temps d’adaptation.
Le mien est particulièrement sensible donc j’évite de le brusquer en prévoyant des blocs de 1h à 2h avec des pauses entre chaque.
L’un des autres avantages de fonctionner ainsi, c’est de rester flexible en cas d’imprévus. C’est pour cette raison que je ne planifie pas tout à la minute près.
Je garde toujours une certaine marge pour avoir des zones tampons au cas où.
Conseil : colore tes blocs par thématique afin de voir plus rapidement ce qui t’attend dans la semaine et éventuellement faire des réorganisations/rééquilibrages au besoin (j’utilise le bon vieux Google Agenda).
2. La Fluidification 🌊
Désolé pour le terme barbare, j’ai rien trouvé de plus joli…
L’idée, c’est donc de fluidifier le passage d’un bloc à l’autre et même d’un jour ou d’une semaine à l’autre.
Perso, même si auparavant je savais globalement ce que je devais faire dans ma journée, je ne pouvais pas m’empêcher de me poser des questions comme :
- “Bon, qu’est-ce que je dois faire maintenant ?”
- “Y’a rien de plus important ou de plus urgent avant ça ?”
- “J’ai l’impression d’oublier quelque chose, qu’est-ce que c’est ?”
Bref, mis bout à bout, je perdais un temps non négligeable et surtout je prenais le risque de reprendre conscience 20 min plus tard en train de scroller LinkedIn ou de lire mes mails…
Désormais, je prends simplement quelques minutes à la fin d’un bloc/du jour/de la semaine pour planifier le suivant et éventuellement préparer des documents ou autre pour me faire gagner encore un peu plus de temps.
Ainsi, j’évite les temps morts et la dispersion (ce qui ne m’empêche pas de prendre des pauses mais au moins elles sont volontaires).
3. La Priorisation 🔢
Encore un petit mot doux à l’oreille !
Poser des blocs dans son agenda et fluidifier les transitions est une bonne première étape mais ça ne fait pas tout.
Dans l’idéal, tu veux les attaquer par ordre de priorité :
- Les tâches systémiques (pour toi)
- Les tâches productives (pour tes clients)
- Les tâches subsidiaires (mails, messages, admin…)
Comme le dit Brian Tracy dans son célèbre livre : “Avale le crapaud”. L’idée est de commencer par le plus difficile et/ou le plus important et tout le reste ne pourra qu’aller mieux ensuite.
Il peut même t’arriver un imprévu qui te ruine la journée, t’auras au moins la satisfaction d’avoir fait avancer le principal.
Seulement, ça c’est la manière de faire idéale et ça ne coïncide pas toujours avec sa façon de faire à SOI comme on va le voir dans le point suivant.
4. L’Énergie 🔋
On va être transparent, la priorisation comme détaillée ci-dessus n’est pas toujours la meilleure option.
Si elle te correspond, alors tant mieux ! Fonce !
Si elle ne te parle pas ou que tu l’as testée mais que ça a été plus contraignant qu’autre chose, alors peut-être qu’elle ne respecte pas ton écologie personnelle.
Je fais partie de la 2ème team. J’ai testé et… bof.
En apprenant à me connaître, je me suis rendu compte que mon énergie suivait un certain cycle au fil de la journée et que si j’essayais d’aller à son encontre, elle me le faisait savoir.
Le matin, je suis frais et au taquet mais pas créatif (je laisse aux pros le soin d’expliquer ça mais toujours est-il que c’est comme ça).
Au contraire, dans l’aprèm je vais me sentir beaucoup mieux pour laisser libre cours à ma créativité (je tourne peut-être au diesel).
Du coup, je place mes tâches productives au matin et en début d’aprèm et je relègue mes tâches systémiques comme la création de contenu à la suite jusqu’au soir (il est 15h40 au moment où j’écris ces lignes).
En d’autres termes, n’aies pas peur de tester et de voir ce qui fonctionne pour toi ou non. Ne te force pas à adopter le modèle des autres s’il ne te convient pas. Ce serait comme essayer de courir contre le vent.
5. Les (Anti) Objectifs 🎯
Grâce aux points précédents, on a pu optimiser le “Comment”. Sauf que si on ne sait pas “Quoi” faire exactement, c’est la porte ouverte à la procrastination ou pire.
Tu connais la différence entre être efficace et efficient.
Si t’avances vite dans la mauvaise direction, alors t’es efficient. Pour être en plus efficace, il faut te donner un cap clair à suivre et des points d’étape pour t’assurer de le respecter.
Je ne vais pas pouvoir te détailler comment se fixer de bons objectifs, il me faudrait plus qu’un point (ce sera d’ailleurs peut-être le thème de notre prochain Feu de camp si ça te tente).
Vois-ça comme des poupées russes imbriquées les unes dans les autres :
Grands objectifs → Stratégies → Mini projets → Actions quotidiennes
On part de l’objectif final et on le déconstruit peu à peu jusqu’à l’échelle microscopique de la petite tâche simple et pas intimidante à réaliser aujourd’hui pour avancer dans le bon sens.
De cette façon, on sait toujours quoi faire et que c’est la bonne chose à faire.
Bonus : afin d’éliminer encore plus la procrastination et la dispersion, tu peux te fixer des anti-objectifs en répondant aux questions suivantes :
- Qu’est-ce qui peut paraître une bonne idée maintenant mais qui va me faire dérailler de mes objectifs réels ?
- Qu’est-ce qui pourrait me faire dévier juste un peu sur le court terme mais qui me ferait passer complètement à côté sur le long terme ?
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Je n’ai malheureusement pas pu parler de tous les sujets qu’on a abordés lors de ce Feu de Camp mais le plus important selon moi se trouve là.
Si tu pars de loin, un conseil : n’essaie pas de tout chambouler ton fonctionnement du jour au lendemain. Vas-y étape par étape afin de te donner toutes les chances d’ajuster et d’intégrer tes nouvelles bonnes habitudes sur le long terme. 👍
Il ne me reste plus qu’à te souhaiter une super journée !
– Alex 😊🤘
Un peu de social ?